Privacybeleid

Wij verwerken enkel en alleen wat betrekking heeft op onze leden, deelnemers aan activiteiten, vorming, voormalige leden of personen die regelmatig contact met ons onderhouden n.a.v. onze doeleinden en de verwerking die noodzakelijk is voor de archivering in het algemeen belang en voor statistische doeleinden.

Wij dragen zo goed mogelijk zorg voor al deze gegevens en willen u volledig transparant informeren.

Door het verwerken van deze gegevens komen we tegemoet aan de voordelen die het lidmaatschap met zich meebrengt, kunnen deelnemers deelnemen aan onze activiteiten en voldoen we aan de beheersovereenkomst die we samen met de overheid hebben afgesloten.

Met deze gegevens kunnen wij onze dienstverlening correct uitvoeren met zo weinig mogelijk administratie voor deelnemers en vrijwilligers. Wij kunnen op die manier de nodige ondersteuning bieden en zo goed mogelijk adviseren zodat onze deelnemers en vrijwilligers in optimale omstandigheden hun werk kunnen uitvoeren.

Om tegemoet te komen aan de vraag van vrijwilligers, leden en overheid wordt de informatie centraal verwerkt. Hieronder vindt u een lijst van welke gegevens wij bijhouden. De gegevens waar iemand toegang toe heeft wordt op nationaal niveau beheert en we geven enkel informatie door aan de desbetreffende persoon om zijn/haar activiteit optimaal te organiseren.

Identificatiegegevens: We houden in veel gevallen de naam en geboortedatum bij om een correcte identificatie te kunnen doen, het adres om briefwisseling te kunnen versturen.

Contactgegevens: Het GSM-nummer of e-mailadres gebruiken we om de betrokken personen te contacteren.

Familiale gegevens: Het account dat mensen bij ons aanmaken wordt als gezin weergegeven.

Medische en psychosociale gegevens: deze gegevens worden enkel verzamelt om optimaal de activiteit te kunnen uitvoeren en om de persoon te beschermen.  Een medische fiche wordt per activiteit aangemaakt door deelnemer of ouder en wordt 1 maand na de activiteit verwijderd.  De medische verantwoordelijke van de activiteit verbindt er zich toe om deze gegevens in alle discretie te beheren.

Over politieke en syndicale gegevens beschikken wij niet.
Aangezien wij een levensbeschouwelijke organisatie zijn, is het merendeel van onze leden en vrijwilligers dan ook levensbeschouwelijk verbonden.

Wij verzamelen uw gegevens op verschillende manieren, afhankelijk van uw relatie met het EJV.

We ontvangen uw gegevens van een derde nl. de ejv-vertegenwoordiger

Aangezien je activiteiten bijwoont in een afdeling, aangesloten bij het EJV, dient de ejv-vertegenwoordiger (vertegenwoordigt de afdeling voor het EJV) jouw identificatiegegevens, contactgegevens en familiale gegevens  door te geven.
Indien je ervoor kiest om je gegevens niet door te geven heeft dit als gevolg dat je dan ook niet de mogelijkheid hebt om aan een activiteit van de afdeling deel te nemen.
Deze gegevens zijn nodig omwille van volgende punten:
– De verzekering, nl. een afdeling is verantwoordelijk voor hun leden en bezoekers of ze nu wel of niet aan een activiteit deelnemen.
– Om de dienstverlening optimaal te garanderen.
– Om de overheid de gevraagde gegevens door te geven.

Via een account dat je zelf aanmaakt op onze website:
Een account is nodig om je te kunnen inschrijven voor een activiteit.  Via deze weg worden dan de identificatiegegevens, contactgegevens, familiale gegevens en indien nodig medische en psychosociale gegevens ingevoerd door de betrokkene.

Of via een account dat je zelf aanmaakt op onze website omdat je geïnteresseerd bent in onze werking.

We ontvangen uw gegevens via het gebruik van onze site.

Eerst en vooral gebruiken wij uw gegevens voor een optimale dienstverlening.

We gebruiken uw identificatie- en contactgegevens, familiale gegevens, medische en psychosociale gegevens (enkel voor kampen) om organisatorische reden om deze te melden bij de overheid als bewijs dat we aan onze doelstellingen voldoen.

Om de gezondheid van de deelnemer te beschermen gebruiken we bij deelname aan een onze activiteiten de medische en psychosociale gegevens. De gegevens worden automatisch 1 maand na het verstrijken van de activiteit gewist.

Als u solliciteert bij EJV verwerken wij uw identificatie- en contactgegevens, familiale gegevens, persoonlijke kenmerken en gedragsgegevens, opleidings- en beroepsgegevens om u aan een job te helpen. Enkel raad van bestuur en algemeen coördinator beschikken over deze gegevens.

Voor een efficiënte administratie delen wij enkel uw gegevens binnen onze werking, of enkel aan vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor de activiteit waar u voor bent ingeschreven.

Wij delen uw gegevens ook buiten onze groep, maar enkel indien dit noodzakelijk is in het kader van onze dienstverlening. Zo geven wij uw gegevens bijvoorbeeld door aan overheidsdiensten, verzekeringsmaatschappijen, postbedelingsbedrijven of IT-bedrijven.

Om uw gegevens te beveiligen nemen wij heel wat technische en organisatorische maatregelen om de beschikbaarheid, integriteit en bescherming van uw persoonlijke gegevens te garanderen. Onze technische maatregelen omvatten onder meer netwerkbeveiliging, systeembeveiliging, firewalls, encryptie en toegangsbeheer. Op organisatorisch gebied zorgen we onder meer voor toegangsbeperking d.m.v. het toekennen van rechten. Tevens bewustwording bij onze medewerkers, een procedure in geval van datalekken en een nauwgezette opvolging van wat er met uw gegevens gebeurt binnen het EJV.

U heeft het recht om inzage, rectificatie of wissing/anonimisering van de persoonsgegevens of beperking van de verwerking, het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Neem hiervoor contact op met databank@ejv.be